Worum geht es bei Krankmeldung, Urlaub und Fehlzeiten?

Bei Arbeitsunfähigkeit musst du dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Das ist die Krankmeldung. Sie ist nicht dasselbe wie die ärztliche Feststellung oder der Nachweis. Der Arbeitgeber darf den ärztlichen Nachweis grundsätzlich auch früher verlangen als nach drei Kalendertagen. Beachte deshalb Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und betriebliche Meldewege. Deine Diagnose musst du dem Arbeitgeber im Normalfall nicht mitteilen.

Für gesetzlich Krankenversicherte ruft der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in vielen Fällen bei der Krankenkasse ab. Du musst dich trotzdem selbst rechtzeitig krankmelden und die Arbeitsunfähigkeit fristgerecht ärztlich feststellen lassen. Für bestimmte Fälle – beispielsweise privat Versicherte, Bescheinigungen aus dem Ausland oder bestimmte ärztliche Stellen – können andere Nachweiswege gelten. Verlasse dich nicht darauf, dass eine Praxis automatisch alle betrieblichen Pflichten erledigt.

Der gesetzliche Erholungsurlaub beträgt 24 Werktage bei einer Sechstagewoche. Das entspricht bei einer regelmäßigen Fünftagewoche grundsätzlich 20 Arbeitstagen. Vertrag oder Tarifvertrag können mehr Urlaub gewähren. Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, können aber unter gesetzlichen Voraussetzungen mit dringenden betrieblichen Belangen oder vorrangigen sozialen Urlaubswünschen kollidieren. Reise erst verbindlich, wenn dein Urlaub nach dem vorgesehenen Verfahren genehmigt ist.

Zwei Praxisbeispiele für Krankmeldung, Urlaub und Fehlzeiten

Montagmorgen plötzlich krank

Aylin wacht mit starken Beschwerden auf und beginnt um 8:00 Uhr. Sie schreibt nur einer Kollegin, vereinbart später einen Arzttermin und nimmt an, die elektronische Bescheinigung ersetze jede weitere Meldung. Die Führungskraft erfährt erst mittags davon.

Besser: Aylin nutzt unverzüglich den festgelegten Meldeweg, nennt Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer, organisiert die erforderliche ärztliche Feststellung und meldet eine Verlängerung erneut. Eine Diagnose nennt sie nicht. Sie dokumentiert Zeitpunkt und Empfänger der Meldung.

Urlaub gebucht, aber nicht genehmigt

David trägt zwei Wochen in einen Teamkalender ein und bucht eine nicht stornierbare Reise. Einen formellen Antrag hat er nicht gestellt. Kurz vor Abreise wird die Zeit wegen einer Überschneidung abgelehnt.

Besser: David beantragt Urlaub künftig über das verbindliche System, wartet auf die dokumentierte Genehmigung und bucht erst danach. Resttage und bereits genehmigte Tage führt er in einer eigenen Übersicht, die er regelmäßig mit dem Arbeitgeberkonto abgleicht.

Was bedeutet das in deinem Alltag?

Speichere vor dem Ernstfall die richtige Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder App und kläre, bis wann sowie bei wem die Krankmeldung eingehen muss. Eine kurze Nachricht genügt meist: Du bist arbeitsunfähig, kannst heute nicht arbeiten und rechnest zunächst mit einer Abwesenheit bis zu einem bestimmten Datum. Medizinische Details gehören nicht in den Teamchat.

Führe für Urlaub eine einfache Jahresübersicht: Jahresanspruch, Übertrag, genommene, genehmigte und offene Tage. Speichere Anträge und Entscheidungen. Für Arzttermine, Pflege, Kind krank, Sonderurlaub oder andere Abwesenheiten gelten unterschiedliche Grundlagen; buche sie nicht eigenmächtig als Urlaub, sondern kläre den passenden Prozess.

Beispielrechnung zu Krankmeldung, Urlaub und Fehlzeiten

Urlaub wird nach den regelmäßigen Arbeitstagen pro Woche umgerechnet. Beispiel: Ein Vertrag gewährt 30 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche. Wechselt eine Person dauerhaft auf drei Arbeitstage pro Woche, lautet die proportionale Orientierung 30 ÷ 5 × 3 = 18 Urlaubstage. Damit bleiben rechnerisch sechs Urlaubswochen erhalten.

Zweites Beispiel für die Übersicht: 30 Tage Jahresanspruch + 3 wirksam übertragene Resttage = 33 verfügbare Tage. Davon sind 12 bereits genommen und 8 genehmigt: 33 − 12 − 8 = 13 noch nicht verplante Tage. Ob und wann Resturlaub verfällt, kann von Hinweispflichten, Krankheit, Vertrag und Rechtsprechung abhängen. Kläre einen konkreten Alturlaub daher rechtzeitig, statt nur eine pauschale März-Regel anzunehmen.

Zehn Tipps, die dir viel Ärger ersparen

Meldeweg vorher kennen

Speichere Kontakt, Frist und Vertretung, damit du morgens trotz Krankheit richtig handeln kannst.

Unverzüglich krankmelden

Warte nicht auf den Arzttermin. Teile Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer früh über den vorgesehenen Weg mit.

Diagnose privat halten

Der Arbeitgeber benötigt normalerweise keine Diagnose. Teile Gesundheitsdaten nur, wenn dafür ein klarer Grund besteht.

Nachweisfrist prüfen

Der Arbeitgeber kann eine frühere ärztliche Feststellung verlangen. Prüfe Vertrag und betriebliche Vorgaben.

Verlängerung erneut melden

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, informiere den Arbeitgeber wieder und kümmere dich rechtzeitig um den Folgestatus.

Sonderfälle der eAU beachten

Privatversicherung, Ausland oder nicht teilnehmende ärztliche Stellen können einen anderen Nachweis erfordern.

Urlaub schriftlich beantragen

Kalendereintrag und Gespräch sind nicht automatisch eine Genehmigung. Nutze das verbindliche Verfahren.

Erst nach Freigabe buchen

Vermeide nicht stornierbare Kosten, solange die Genehmigung nicht dokumentiert vorliegt.

Resttage laufend abgleichen

Vergleiche eigene Übersicht und Arbeitgeberkonto nach jeder Buchung oder Änderung.

Abwesenheitsarten trennen

Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Kind-krank-Tage und andere Freistellungen folgen unterschiedlichen Regeln.

Warnsignale, auf die du unbedingt achten musst

Vorgesetzte verlangen eine genaue Diagnose im frei zugänglichen Teamchat.
Du sollst trotz Arbeitsunfähigkeit regulär weiterarbeiten oder Urlaub statt Krankheit eintragen.
Die eAU wird als Begründung genutzt, warum du dich gar nicht mehr krankmelden müsstest.
Eine Verlängerung wird nicht gemeldet oder erst nach Ablauf ärztlich geklärt.
Urlaubsanträge bleiben ohne dokumentierte Entscheidung, während eine Buchung erwartet wird.
Urlaubstage verschwinden aus dem Konto oder werden ohne nachvollziehbare Rechnung abgezogen.
Erkrankung während genehmigten Urlaubs wird trotz ärztlichem Nachweis automatisch als Urlaub behandelt.
Bei Krankheit im Ausland werden besondere Mitteilungspflichten und Nachweise ignoriert.

Checkliste zum Ausdrucken

Hake jeden Punkt erst ab, wenn du ihn wirklich geprüft hast.

Meldeweg, Ansprechpartner und Vertretung sind gespeichert.
Ich kenne die betriebliche Meldefrist.
Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer wurden unverzüglich gemeldet.
Die Nachricht enthält keine unnötige Diagnose.
Erforderliche ärztliche Feststellung wurde rechtzeitig organisiert.
Ich weiß, ob die eAU in meinem Fall greift.
Bei Verlängerung erfolgt eine neue Meldung und Feststellung.
Für Krankheit im Ausland kenne ich zusätzliche Pflichten.
Mein Jahresurlaubsanspruch ist geprüft.
Resturlaub und Übertrag sind nachvollziehbar.
Anträge laufen über den verbindlichen Kanal.
Genehmigungen sind schriftlich oder im System dokumentiert.
Reisen werden erst nach Genehmigung verbindlich gebucht.
Genommene und offene Urlaubstage sind abgeglichen.
Andere Fehlzeiten werden nicht ungeprüft als Urlaub verbucht.

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Stand: SEPTEMBER 2026. Dieser Ratgeber bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

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